V open space jako mezi bezdomovci?

Práce v rozlehlých otevřených kancelářích – tzv. open space, v prosklených byznys centrech je každodenní realitou pro stále větší počet zaměstnanců zejména globálních firem. Pro někoho představují symbol prosperity, jinému připomínají totální odlidštění dnešní doby.

Návštěva pracoviště, kde probíhá korporátní kójový velkochov zaměstnanců, může neznalému způsobit šok. Otevřená patra s desítkami unifikovaných očíslovaných pracovních míst v řadách za sebou s plochou pár čtverečních metrů na jednoho bankéře a vyvedených ve sterilní šedé. To je realita velké banky, která neznalému snadno vyvolá sevření žaludku a intenzivní pocit paniky.

Aby bylo vidět na monitor

Koncept otevřených pracovišť je starý víc než století. Jedním z prvních propagátorů tohoto stylu kancelářských budov byl slavný americký architekt Frank Lloyd Wright. V Česku se podobná pracoviště objevila poprvé v meziválečné době ve firmě Baťa ve Zlíně. Systém open space získával v USA na popularitě v 70. letech 20. století a postupně se začal rozšiřovat do dalších zemí. U nás začal boom s výstavbou nových byznys center koncem 90. let, a  rozhodně není na ústupu.

V březnu tohoto roku se např. zaměstnanci Facebooku stěhovali do pravděpodobně největšího open space na světě, které má pojmout 2800 lidí. I když je pravda, že tato supermoderní budova obklopená stromy má daleko od sterilních prostor většiny českých byznys center.

Manažeři obvykle toto uspořádání podávají svým podřízeným jako moderní, vysoce efektivní způsob, který odstraní všechny nedostatky konzervativních kanceláří a umožní produktivní, flexibilní a nadšené plnění pracovních úkolů v dynamickém a vysoce komunikativním týmu.
Nové velkoprostorové kanceláře jsou ideální z pohledu maximalizace využitého prostoru při minimalizaci nákladů. Šéfům se líbí možnost dohlížet na své zaměstnance, a zajistit tak, aby v pracovní době nesledovali sociální sítě, nečetli knihu či si nevyřizovali své soukromé telefonní hovory.

Podle velkého kritika open space kanceláří dr. Craiga Knighta však zaměstnavatelé získávají pouze falešný pocit zlepšení produktivity, protože klasická uzavřená kancelář naopak zvyšuje spokojenost zaměstnanců v průměru o 32 % a produktivitu o 15 %. Náklady ušetřené firmou na kancelářích pak obvykle nevykompenzují ztráty způsobené negativními dopady open space na produktivitu, pracovní morálku a zdraví zaměstnanců.

Homeless paranoia

Na problematičnost konceptu open space kanceláří pokazují mnohé studie. Dr. Vinesh Oommen v rámci své metastudie dospěl k závěru, že 90 % uskutečněných výzkumů v této oblasti zjistilo mnohá negativa práce ve velkoprostorových kancelářích. Patří mezi ně např. vysoká míra stresu, riziko konfliktů mezi lidmi a vysoká fluktuace. Studie upozorňují také na zdravotní rizika, včetně snazšího přenosu infekčních onemocnění.

Důležitými faktory, které mají vliv na to, jak vnímáme pracovní prostředí, je osobní prostor a sociální zahuštění. Jako lidé máme tendenci chovat se teritoriálně nejen ve svém osobním životě, ale také v práci. Proto pro mnohé může být přechod do prostředí velkoprostorové kanceláře stresující.

Švédský antropolog Torsten Malmberg předpokládá, že celý koncept teritoriality je součástí našeho evolučního vývoje a je typický pro všechny primáty. Lidé se chovají teritoriálně, protože chtějí ukázat ostatním svůj status a individualitu.

Máme přirozenou tendenci označovat a vymezovat si teritorium – stavíme si na pracovní místo svou jmenovku, rodinné fotografie či maskoty a dáváme ostatním najevo, že tento prostor je náš. V kontrastu k této potřebě je zákaz jakékoliv osobní výzdoby, uplatňovaný na některých pracovištích, nebo koncept flexi kanceláře, kdy nikdo nemá své stále místo.

Nedostatek osobního prostoru může vést k pocitu ohrožení a v důsledku toho i k agresivitě zaměstnanců. Zatímco komfort osobního prostoru souvisí s tím, jakou plochu máme pro sebe k dispozici, sociální zahuštění je dáno počtem lidí, se kterými sdílíme jeden prostor. Pokud jich v jedné místnosti přibývá, stoupá zároveň počet symptomů pociťovaných zaměstnanci a četnost jejich projevů. Lidé, kteří jsou nuceni sedět na takovém pracovišti, často postihuje stres, únava, bolest hlavy a vysoký krevní tlak. Je to dáváno do souvislosti se ztrátou soukromí, kdy mají zaměstnanci často oprávněný dojem, že jsou pod neustálou kontrolou.

Podpora komunikace?

Jedním z často uváděných argumentů ve prospěch velkoprostorových kanceláří je tvrzení, že podporují neformální komunikaci mezi zaměstnanci a týmy. Existují, pravda, důkazy, že odstranění fyzických bariér mezi lidmi a jejich koncentrace na jedno místo může podpořit vzájemné interakce. Množství studií však ukazuje, že v pracovním prostředí to neplatí, protože velkoprostorové kanceláře snižují pocit soukromí a intenzita i kvalita komunikace mezi zaměstnanci se naopak snižuje.

Zaměstnanci v otevřených kancelářích se často uchylují k povrchnější a kratší komunikaci, protože vědí, že mohou být přerušeni nebo jejich komunikaci může kdokoli poslouchat.
Pro open space kanceláře je typická také zvýšená hladina hluku, která vede ke ztrátě koncentrace a menší produktivitě.

Tři faktory podmiňující spolupráci

Open space, stejně jako jiný druh kanceláří, může podpořit nebo snížit neformální kontakty a výměnu mezi lidmi v závislosti na složité souhře fyzických a sociálních faktorů. Profesoři A. Fayardová a J. Weeks z Harvardské univerzity došli k závěru, že o tom, zda pracovní prostor skutečně bude či nebude podporovat vzájemnou interakci mezi zaměstnanci, rozhoduje, nakolik jsou v rovnováze tři faktory:

Blízkost – je důležité, aby lidé měli pro sebe dostatek osobního prostoru, ale přitom zajistit, aby se mohli přirozeně setkávat ve sdílených prostorech, jako jsou odpočinkové místnosti a výklenky vstupní haly, kávové kuchyňky a podobně.

Soukromí – pracovní místa by měla být navržena takovým způsobem, aby zajišťovala vizuální a akustické soukromí a komfort. Klíčové pravidlo je, aby pracovník vždy mohl včas vidět přicházející návštěvníky či kolegy.

Dovolení – zaměstnanci potřebují vědět, jaká míra neformálních sociálních kontaktů je ve firmě dovolena, akceptována či podporována a co je a není dovoleno, pokud někoho chceme vyrušit v jeho práci.

Ukazuje se, že neexistuje univerzální a perfektní řešení organizace pracovního prostředí. Některým činnostem a lidem bude víc vyhovovat otevřený prostor, pro jiné je vhodný naprostý klid a soukromí. Například některé firmy v Silicon Valley si zařídily tzv. kódovací jeskyně, ve kterých není dovoleno mluvit, takže programátoři se v naprostém tichu a klidu mohou věnovat svým úkolům.

Open space kancelář však nemusí být vždy vnímána jako nepříjemné místo. Ukazuje na to stoupající popularita co-working center, kam chodí pracovat lidé na volné noze – dobrovolně a za své peníze. Populární brněnský Impact Hub je dobrým příkladem. Díky svému architektonickému uspořádání, umožňujícímu soustřednou práci, diskuse v soukromí i společenské hemžení, představuje příjemné místo pro práci i vzájemnou inspiraci.