10 kroků, jak zlepšit, ale taky zabít obchodní tým

Krok 1 – nový obchodník

Nový obchodník přináší do firmy obvykle čerstvý vítr, nezaujatý pohled a nadšení, další kontakty a sales leady. Pokud na něho delegujete část zodpovědnosti za růst firmy, motivujete ho a sobě poskytnete víc času na strategii a inovace.

Riziko přijetí obchodníka je stejné jako u každého nového zaměstnance. Pozná se to však až po relativně dlouhé době. Hlavním měřítkem jsou totiž obchodní výsledky, a ty se mohou v některých oborech dostavit i po měsících, nebo dokonce po několika letech. Buďte tedy trpěliví. Pokud obchodník vidí od začátku jen problémy a nehledá řešení, pak se s ním co nejrychleji rozlučte.

Krok 2 – reporty

Vyplňovat různé tabulky a reporty je důležité, ale musejí být jednoduché, automatizované a zároveň přinášet co nejvíc informací. Jen správné reporty, umožňující vidět vše v přehledných číslech a grafech a sledovat trendy a změny v čase, mohou výrazně zlepšit strategická rozhodnutí. Jinak se stanou překážkou lepších obchodních výsledků. Všechno, co nemá smysl, musí být zrušeno nebo nahrazeno něčím užitečným. Obchodníci by měli tyto nástroje vnímat jako podporu, která je výrazně přiblíží k realizaci cílů. Nesmyslné vyplňování tabulek, jejichž význam nechápou, je okrádá o čas potřebný pro jednání s klienty a může demotivovat tak, že firmu opustí.

Krok 3 – přátelská atmosféra

Ta chybí řadě firem jako sůl. Vládne tam, kde jsou si kolegové dokážou pomáhat, nikdo se nemusí bát říci svůj názor nebo přiznat chybu, na poradách se neřeší malichernosti a všichni jsou ochotni spolu strávit i volný čas mimo firemní zdi.

To ale nemusí být v rozporu s tím, že někteří lidé potřebují být více vedeni, podporováni a kontrolováni. Přehnaná neformálnost může takové zaměstnance dovést k názoru, že nemají zodpovědnost vůči úkolům, že jsou mezi kamarády, kde vlastně o nic nejde. Když se tohle stane, jen velmi těžko se to mění. Proto je pro manažera lepší chovat se přátelsky, ale přitom si udržovat jistý formální odstup. Přátelství ve firmě by mělo být bonusem za dobře odvedenou práci.

Krok 4 – tlak na lidi

Zvyšovat výkonnost „tlakem na lidi“ funguje téměř vždy a hned. Ale je to „old school“ a funguje pouze krátkodobě. I když pro mnoho firem jde stále o jediný způsob, jak se dokážou nějak mobilizovat. Nejsou výsledky, tak zatlačíme na lidi, a oni zaberou. Ale není to příjemné ani pro manažera, ani pro zaměstnance a zanechá to v týmu negativní emoční stopu. Když budete na samostatného temperamentního obchodníka neúměrně tlačit, ztratíte důvěru, respekt, a nakonec i jeho.

To však nemění nic na věci, že někteří lidé občas potřebují být pod tlakem, aby se vybičovali k lepším výkonům. Mají prostě takovou náturu. Někdo má třeba analytické myšlení, je kreativní, umí dobře rozvíjet vztahy, ale chybí mu drive. Když však má jasné cíle a pracovní rámec a je průběžně usměrňován, funguje dobře. Je tedy na manažerovi, aby odhadl, jaký přístup ke komu zvolit.

Krok 5 – nové CRM

Mění-li vedení firmy CRM, mělo by vybrat a implementovat systém, který je jednoduchý, uživatelsky přívětivý a poskytuje dostatek přehledných reportů, díky kterým může strategicky přemýšlet i jednotlivý obchodník. Standardem by měla být doprovázející mobilní aplikace. Je také důležité vysvětlit přínos CRM takovým způsobem, aby ho obchodníci vnímali jako skutečně podporující pomocný taktický nástroj, a ne coby nudný výkaz o tom, že se v práci neflákají.
Nevhodné CRM může tým zdržovat, demotivovat a dávat nedostatečné až zkreslené informace v čase. Naštěstí je dnes však výběr CRM systémů docela velký a řešení existují.

Krok 6 – velké cíle

Pokud nejsou stanoveny obchodní cíle, omezuje to prodejní úsilí a výsledky není jak měřit, zastaví se růst. Je to problém především menších firem. Konkrétní cíle, rozdělené na dílčí, dokážou naopak v lidech vyburcovat často dosud skrytou vnitřní sílu.

Ve velkých firmách a korporacích jsou naopak ambiciózní cíle a každoroční růst samozřejmostí. Obchodníkům se zpravidla zvyšují plány s tím, že mají víc kontaktů, větší zkušenosti a lepší know-how. Lze to ale dělat donekonečna? Každý člověk má omezenou pracovní kapacitu a obchodník po pár letech už nebude ochoten dělat za stejné peníze víc, resp. přinášet stále větší obrat. Bude chtít větší kompetence, lepší pozici a víc peněz, tedy kariérní růst.

Krok 7 – GPS v autech

Řada firem investuje peníze do GPS v autech obchodníků s tím, že je bude mít lépe pod kontrolou. Přitom v podstatě jediným přínosem tohoto opatření je ulehčení administrativy s vyúčtováním pohonných hmot. Malicherná kontrola spíš odvádí pozornost od těch podstatných věcí, jako je business, výsledky a to vůbec nejpodstatnější – KPIs (key performance indicators – výkonové ukazovatele). Instalace GPS do aut obchodníků může být chápána také jako akt nedůvěry. Je tedy velmi důležité citlivě jim vysvětlit, že primárně nejde o nástroj kontroly, ale zjednodušení administrativy.

Krok 8 – zvýšení aktivity

Zvýšit úsilí lze i tak, že místo 10 schůzek týdně stanovíte obchodníkům 20, místo 100 telefonátů indoor asistentce uložíte 200. Prostě dáte jim jasně najevo: „děláte málo, lenoši, musíte přidat!“ Obchodní výsledek bude nejspíš nula a váš tým demotivován začne ztrácet důvěru ve vedení.

Co naopak funguje, je dlouhodobá motivace obchodníků k tomu, aby si sami dokázali regulovat míru aktivit s ohledem na situaci. Jestliže se mi nedaří, přidám, dokud se to nezmění. Když se začne dařit, přidám, abych plodné období co nejvíc vytěžil. Pokud dělám na důležitém projektu, uberu, abych měl dostatek času na kvalitní práci. Dá se to přirovnat ke sportu: atlet také netrénuje stále naplno – před závody zvýší intenzitu a pak odpočívá, aby nabral nové síly. Ve firmě by to mělo fungovat podobně.

Krok 9 – externí školení

Může obchodní tým posunout pouze v případě, že manažer nově nabyté znalosti implementuje. Tedy vytvoří konkrétní plán o tom, které poznatky a techniky ze školení začne tým používat, projedná s lidmi, kdy a jak se budou realizovat, a plnění cílů vyhodnocuje. Bez toho si většina účastníků školení zapamatuje pouze to, jak dobré tam měli koláčky.

Demotivační je špatný výběr školení. Pokud firma vyhodí peníze za něco, co obchodníci nepotřebují, získají nanejvýš pocit ztraceného dne, kdy mohli jednat s klienty na schůzkách. Ptejte se průběžně lidí v týmu, s čím se nejvíc potýkají, na čem chtějí zapracovat, poslouchejte je, a téma školení pak s nimi odsouhlaste.

Krok 10 – společné schůzky u klientů

Zejména na začátku působení ve firmě může nový obchodník chtít všem dokázat, že umí sám přivést nového klienta. Jeho úkolem však není udělat to jen vlastními silami, ale umožnit a zorganizovat jednání tak a s takovými lidmi, aby firma klienta získala. Čím komplexnější obor či typ vyjednávání, tím důležitější je nebát se říct si o pomoc a přizvat k jednání kolegu, nadřízeného nebo majitele. Jde-li třeba o něco technického, je dobré vzít si k ruce experta na danou problematiku. I když máte pouze jednoho obchodníka nebo si děláte obchod sami, nikdy to není sólo hra, nejde o individuální sport.

Je nutné využít potenciál kolegů, zapojit všechny, nakazit je svým obchodnickým nadšením, a výsledky se dostaví.